Infos für die Neumitglieder

Wer sich ganz generell über unsere Vereinsverwaltung-Software Clubdesk informieren möchte und auch deren Leistungsumfang begreifen will, der kann sich in der Online Hilfe bequem die Youtube Videos anschauen. https://help.clubdesk.com/de/
In den Videos wird zumeist die Verwaltungsarbeit im Verein vorgestellt und beschrieben, also das was wir in der Vorstandschaft leisten. Für manchen von Euch ist es vllt. dennoch interessant zu sehen, wie man heutzutage einen Verein internetbasiert verwalten kann.

Zusätzliche vereinsinterne Emailadresse

Jedes neue Mitglied erhält in der Vereinsverwaltung eine vereinsinterne Emailadresse innerhalb Domain fachwarte-rv.de
Der Aufbau dieser Emailadresse ist wie folgt: vorname.nachname@fachwarte-rv.de
Die Emailadresse ist auch ausserhalb des Vereins nutzbar. Werden Emails an diese Adresse versandt, dann gelangen diese zunächst auf den Vereins Webserver. Dort wird nach Eurer privaten Email-Adresse gesucht (gem. Mitglieds-Aufnahmeantrag). Schlußendlich wird die Email an diese private Email-Adresse weitergeleitet.
Ein Vorteil des Prinzips ist der immer gleiche Aufbau aller Emailadressen im Verein, so daß man jedem Mitglied eine Email senden kann, wenn man dessen Vor-/Nachnamen kennt.
Ein anderer Vorteil ist der, daß Eure private Email nicht in "falsche" Hände kommt, weil Ihr im Verein ein Ehrenamt, oder sonst eine Aufgabe übernimmt. Auf unsere Homepage sind auch von den Vorstandschaftsmitgliedern nur die vereinsinternen Email-Adressen öffentlich gelistet. Und diese sind über die Clubdesk Filter sehr gut vor Spam-Emails geschützt.
Probiert es einfach aus, sendet Euch selber eine Testmail an folgende Adresse EuerVorname.EuerNachname@fachwarte-rv.de
Ihr werdet diese Testmail nach ein paar Minuten wieder in Eurem Eingangspostfach sehen.
Eine Einschränkung bleibt, Ihr könnt keine Emails unter diesem vereinsinternen Email-Namen versenden. Das geht nur, wenn man die Vereinsverwaltung im Browser aufruft und dort im System eine Email verfaßt und sendet. Diese Funktion ist jedoch für "normale" Mitglieder nicht freigegeben. Die Erfahrung zeigt, daß wir mit dieser Einschränkung gut leben können und die Vorteile bei weitem überwiegen. Ausserdem soll und kann Clubdesk ja nicht ein Emailprogramm für die Vereinsmitglieder sein.

Einladungen zu Veranstaltungen / der Terminkalender mit der Funktion Termineinladung

Ein sehr wichtiges Instrument in unserer Vereinsverwaltung ist der gemeinsame Terminkalender und damit verbunden die Einladungen zu Veranstaltungen mit An/Abmelde Möglichkeit. Um sich einen Überblick über die Funktionalität des Clubdesk-Terminkalenders zu verschaffen, könnt Ihr das von Clubdesk erstellte Video anschauen.
https://help.clubdesk.com/de/#introduction_3 Es geht für Euch zunächst nur um das Verständnis der Abläufe - alle unsere Termine und Einladungen werden von der Vorstandschaft eingetragen und verwaltet. Eure Aufgabe ist es, euch für die für Euch interesssanten Veranstaltungen anzumelden.
Einen Überblick der anstehenden öffentlichen Termine könnt ihr auf unserer Vereinswebseite www.fachwarte-rv.de über das Menü unter "Verein|Termine" einsehen.
Zu allen Veranstaltungen (auch das sind Termine) des Vereins werdet Ihr per Einladungs Email eingeladen. Wenn ein Termin/Veranstaltung eine Anmeldung erforderlich macht (z.B. JHV wg. der Menge für Verpflegung, oder ein teilnehmerlimitierter Jahresprogrammpunkt), dann sieht die Einladungs-Email in etwa so aus

Das raffinierte an Clubdesk ist, daß ihr durch einen einfachen Klick auf das "Ja" Feld Eure Anmeldung zu der betreffenden Veranstaltung vornehmen könnt.
Nach dem Klick auf eines der Felder JA / NEIN öffnet sich Eurer Internet Browser und zeigt den Status Eurer Anmeldung an. In diesem Beispiel nach einem Klick auf NEIN:

Gleichzeitig könnt ihr das Abstimmungsverhalten aller anderer Eingeladenen sehen, im Beispiel haben sich demgemäß 7 Personen angemeldet und weitere 44 Personen mit Nein abgestimmt. Weitere 194 Personen haben noch nicht abgestimmt.
Sofern ihr noch etwas zusätzlich mitteilen wollt, klickt Ihr auf "Bemerkung erstellen" und schreibt Euer Anliegen in das Textfeld.
Ganz wichtig: Ihr könnt die Abstimmung beliebig oft wiederholen!
Eure Abstimmung wird nicht gezählt, sondern nur der Abstimmungs-Status (Ja/Nein) in einer Datenbank erneuert.
Das heisst, ihr solltet die Abstimmung nicht aufschieben, sondern Euch zeitig entscheiden und bei Änderungsbedarf eben erneut abstimmen - das ist in der Regel bis Veranstaltungsbeginn möglich. Die Verantwortlichen werden es Euch danken!
Bitte meldet Euch bei Terminschwierigkeiten auch noch kurzfristig mit eine NEIN-Klick in der Einladungs Email ab- man wartet ungern auf jemand, der gar nicht erscheint.
Die Vorteile dieser Termineinladungen mit Anmeldung per Mausklick liegen auf der Hand:
- Ihr könnt Euch mit einem einfachen Mausklick zu einer Veranstaltung an - und genauso einfach auch wieder abmelden.
- Ihr könnt dem Veranstalter eine Mitteilung hinterlassen indem ihr auf "Bemerkung erstellen" klickt und einen Text hinterlässt.
- Der Veranstalter behält den Überblick über die Menge der Teilnehmer (wichtig bei begrenzter TN Zahl, oder Beschaffung von Verpflegung und Material)
- Der Veranstalter kann die angemeldeten Teilnehmer gezielt per Email informieren z.B. bei Absagen, Ortsänderungen usw.
Die allermeisten Termine in unserem Verein sind öffentlich und damit auch für Nichtmitglieder ohne Anmeldung über die Vereinswebseite www.fachwarte-rv.de einsehbar. Um den öffentlichen Terminkalender jedoch nicht zu überladen, kann man für bestimmte Nutzergruppen (bspw. FW-Ausbildung oder die Vorstandschaft) Termine anlegen, welche erst nach Login angezeigt werden.

Josef Sterk